印鑑のデータ化の際に関する注意事項【利用とリスク管理】について

今も昔も、印鑑の押印の煩わしさから印鑑をデータ化して運用するという事はありました。

そしてコロナ化による在宅ワークの増加で、その傾向は更に顕著になりました。

『印鑑不要』が謳われ続けている中、『印鑑のデータ化』も等しく良く調べられるようになりました。

これと似た『電子印鑑』や『電子契約』のサービスは、実際に印鑑を押すというよりは、電子的な承認に効力を持たせたものです。

印鑑のデータ化と電子印鑑は同じようで全く違うものになります。

この記事で言う印鑑のデータ化とは、実際に紙面に印鑑を押さなくても、デジタル的に押印したように見せる行為を指しています。

ただ、どちらの場合にも認印程度の能力しか有していないので、『実印』ほどの効力は持ち合わせないようです。

とはいえ、認印ともなれば『会社が承認した』という事実はぬぐい切れない為、その運用には注意が必要です。

何故、データ化してまで日本人は『印鑑』を欲しがるのでしょうか。

この記事では、印鑑のデータ化して運用する際のリスクや管理についてまとめました。

印鑑のデータ化とは

一括りに印鑑のデータ化と言っても、その実態は様々です。

古くから運用されていたのは、実際の印鑑をスキャンなどして、エクセルやワードなどその他の電子アプリケーションで利用できるようにしたものが多くありました。

近年では技術が進んで、インターネット上で印鑑データを作る事が出来るサイトも増えました。

また、在宅ワーク等の増加を見込んで『印鑑データ』を作成するサービスを販売する業者もいるようになった程です。

印鑑データの利用について

さて、紙媒体に押す印鑑と印鑑データに違いはあるのでしょうか。

実際問題、色々と違いはあります。

紙媒体の時よりリスク管理が重要になってくるので、一つづつみていきましょう。

印鑑データのリスクについて

書類に押印する場合、そこに押せる印鑑は１つです。

当たり前のようですが、それはアナログだからです。

電子的な『印鑑データ』になることで、その当たり前は当たり前でなくなっていきます。

安易に使っていると『誰でも押せるようになる』リスクが存在します。

データの乱用は避けるべき

印鑑データは、『画像』として扱われます。

エクセルやワード等に画像として挿入して使用した場合、簡単に文書から切り離す事が出来ます。

つまり、送信先に同じ画像の『印鑑データ』も渡してしまう事になります。

文章だけならまだしも、印鑑データまで自由に扱えるようになると、誰が作成したのかわからない文書が出来上がるようになります。

見栄えが良いからと言ってなんでも添付していると、印鑑データをバラまいているようなものです。

こうした事態にならないように、どうしても必要な場合のみに利用するという形が良いでしょう。

コピーが作りやすい

先ほどの件と、似ている部分はありますがコピーが作りやすいという特徴があります。

送信先、相手先での流用も考えられますが、自社などでも簡単に印鑑データをコピー出来てしまいます。

紙媒体に会社の印鑑を押すとなると、企業の大きさにもよりますが『すぐにポン』という訳にはいかなくなります。

印鑑を押してもらう為にチェックが入ったり、会社としての書類として精度を求められたりします。

それだけで、作成のハードルも上がっていくので、書類の重要性も高まります。

ですが、データとして簡単にコピーされてしまうと、不正に利用するという事も簡単に出来るようになります。

印鑑データは管理が重要という事になります。

データの保管の管理

会社の実印や角印は、事務所の中央にどーんと置いてたりしませんよね。

大抵の場合は、きちんと事務所の奥にしまってたり、金庫で保管なんていう事もあります。

ですから印鑑データも同様で、誰でもすぐに手に入る状態ではない方が良いでしょう。

例えば、ＵＳＢにファイルロックをかけて一部の管理者のみが扱えるようにする。

これだけでも乱用を避けられます。

やはり、実際の印鑑と同様にきちんとした管理が必要と言うことですね。

そして押印した際は、エクセルやワードなどの文書のまま保存するのではなくＰＤＦなどで渡すようにしましょう。

もちろんこれも、完全ではないものの一般的な利用の範囲であれば乱用を防ぐことが出来ます。

流用は免れない前提として運用する

ＰＤＦにしたり、乱用しなかったとしても、どうしても電子的なデータはコピーしやすいという特性上、流用は免れません。

ですから、基本的には流用されるという点は認識したうえで運用する必要があります。

大事な契約事ならきちんと押印する事はもちろん、本来の実印などとは印影データを変えるという事も重要です。

冒頭で『印鑑データ』は『認印』程度の効力しか持たないと伝えましたが、『実印』の印影であるとやはりそればまずいです。

ではどうすれば良いか？という事になりますが、「専用の印鑑データを作成する」という事をおすすめします。

実際の印鑑とは印影データを変える事

元からある実印や銀行印をスキャンしてそのまま使用することはおすすめできません。

自ら大事な印鑑の印影を世にさらす事になるからです。

つまり、『印鑑データ』は『専用の印影を用意する』という方が望ましいでしょう。

実際の印鑑とは違うものであれば、流用されてもそこまで困る事もなくなります。

どのように用意したら良いかなどは別記事でまとめたいと思います。

電子契約を行いたい場合は電子印鑑を利用する

印鑑をデータ化しただけでは、電子取引や電子契約は結ぶことが出来ません。

印鑑のデータに使用者の識別情報などを加味したものが有効になります。

このような場合、実際には印鑑の形などは関係がなかったりします。

印鑑の印影はよりいっそう形式上のものとなるわけですね。

むしろ印鑑のデータなどは無いという事もあり、契約のための情報が重要となってきます。

これらは第三者が電子情報に信頼性を持たせ、印鑑の代わりに信用取引するといったイメージです。

ただこちらの場合、使いたい人だけがサービスを利用していても意味がありません。

相手先が電子印鑑を認めていない場合等には使用することが出来ないからです。

その他、電子印鑑を認められていない書類などもあります。

この辺りはまだまだ普及の途上といったところが現状のようです。

>>電子契約について（NINJA SIGN）

印鑑のデータ化の際に関する注意事項のまとめ

以上が印鑑のデータ化に際して、リスクや注意すべき事項をまとめてみました。

再度結論をまとめてみます。

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